INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZTION
(ISO; 9001:2000)
ISO adalah standarisasi sistim manajemen mutu untuk mengatur agar produk yang dihasilkan selalu bermutu. ISO bersifat internasional, sehingga perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO diyakini mampu membuat produk yang bermutu tinggi.
Karena produk suatu perusahaan bermacam-macam, maka sertifikat ISO pun bermacam-macam pula, sesuai dengan jenis perusahaannya, dan yang sering dipakai adalah :
- ISO 9001:2008 (Sistim manajemen mutu secara umum, untuk semua perusahaan).
- ISO 14001:2004 (Sistim manajemen lingkungan, untuk pabrik, rumah sakit, industri).
Apa hubungannya ISO dengan bisnis internet?, karena bersifat umum, maka ISO dapat diterapkan dalam bisnis internet, sehingga kita dapat menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan sesuai dengan kepuasan pelanggan.
ISO adalah sebuah kata yang berasal dari bahasa Yunani yang berarti sama (Suardi, 2003). Pertama kali ISO didirikan di Jenewa, Swiss, pada tahun 1947. ISO merupakan singkatan dari International Organization for Standardization. ISO adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. ISO dapat disimpulkan sebagai koordinasi standar kerja internasional, publikasi standar harmonisasi internasional,dan promosi pemakaian standar internasional. Pada intinya, ISO bertujuan untuk mengharmonisasi standar-standar nasional di masing-masing negara menjadi satu standar internasional yang sama.
ISO digunakan sebagai:(Rabbit & Bergh, 1994)
• Fondasi dari kegiatan perbaikan yang kontinu untuk kepuasan pelanggan.
• Sistem dokumentasi yang benar dari perusahaan.
• Cara yang jelas dan sistematik dari manajemen mutu.
• Mendapatkan stabilitas dan konsistensi dalam kegiatan dan sistem.
• Kerangka kerja yang bagus untuk perbaikan mutu.
• Praktek manajemen yang lebih efektif dengan otoritas dan tanggung jawab yang jelas terhadap orang yang berkaitan dengan mutu proses dan produk.
• Pedoman untuk melakukan segala sesuatu dengan benar di setiap saat.
•Cara untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, mutu, dan kemampuan berkompetensi dari perusahaan.
• Persyaratan untuk melakukan bisnis internasional
Seri ISO 9000
Ada berbagai macam seri dari ISO 9000 yang memiliki standar, pedoman, dan laporan yang terangkum di dalamnya. Seri ISO 9000 terdiri dari: (Suardi, 2003, p. 33-34)
• ISO 9000:2000: Dasar dan Kosakata Sistem Manajemen Mutu
• ISO 9001:2000: Persyaratan Sistem Manajemen Mutu
• ISO 9004:2000: Pedoman untuk Kinerja Peningkatan Sistem Manajemen Mutu
• ISO 19011: Pedoman Audit Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan.
Pengertian ISO 9001:2000
ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk yang dapat menjamin kepuasan pelanggan. ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk.
ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen (Gaspersz, 2001, p.1).
ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen mutu (Gaspersz, 2001,p.1).
ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen (Gaspersz, 2001, p.1).
ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen mutu (Gaspersz, 2001,p.1).
Model Proses ISO 9001:2000
Model proses ISO 9001:2000 terdiri dari lima bagian utama yang menggambarkan sistem manajemen organisasi, yaitu (Gaspersz, 2001, p.3):
1. Sistem Manajemen Kualitas (Klausul 4 dari ISO 9001:2000).
2. Tanggung Jawab Manajemen (Klausul 5 dari ISO 9001:2000).
3. Manajemen Sumber Daya (Klausul 6 dari ISO 9001:2000).
4. Realisasi Produk (Klausul 7 dari ISO 9001:2000).
5. Analisis, Pengukuran, dan Peningkatan (Klausul 8 dari ISO 9001:2000).
Prinsip-Prinsip dasar ISO 9001:2000
ISO 9001:2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip dasar.Prinsip-prinsip ini digunakan oleh top management untuk membantu meningkatkan kinerja dari sebuah industri atau perusahaan. Berikut ini adalah 8 prinsip dasar ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2001, p. 75-84):
1.Fokus Pelanggan
Industri atau perusahaan sangat tergantung pada pelanggan. Karena itu, setiap industri atau perusahaan harus memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan baik kebutuhan dan keinginan sekarang maupun yang akan datang.
2.Kepemimpinan
Pemimpin dari industri atau perusahaan harus mampu menetapkan tujuan dan arah dari industri atau perusahaan. Selain itu, pemimpin dari industri atau perusahaan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan industri atau perusahaan.
3.Keterlibatan Personel
Keterlibatan personel merupakan faktor yang penting. Dengan melibatkan seluruh personel, manfaat yang diterima industri atau perusahaan akan lebih besar. Manfaat-manfaat yang diperoleh apabila industri atau perusahaan menerapkan prinsip keterlibatan personel adalah:
•Orang-orang dalam industri atau perusahaan lebih giat dalam melakukan inovasi agar tujuan tujuan industri atau perusahaan tercapai.
• Orang-orang dalam industri atau perusahaan menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka.
4. Pendekatan Proses
Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Salah satu metode yang dipakai untuk pendekatan proses adalah PDCA. PDCA secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut:
• Plan : Tetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk menyerahkan hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan
• Do : Implementasi proses
•Check : Memantau dan mengukur proses terhadap kebijakan tujuan dan persyaratan bagi produk dan laporkan hasilnya
• Action : Lakukan tindakan perbaikan secara berkelanjutan
5. Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi terhadap industri atau perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuannya.
6. Peningkatan Terus-Menerus
Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus dilakukan untuk meningkatkan efektivitas organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi.
7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan
Keputusan yang efekif adalah berdasarkan pada analisis data dan informasi.Analisis data dan informasi berguna untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.
8. Hubungan Pemasok
Yang Saling Menguntungkan Suatu industri dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.
Langkah-Langkah Dalam Menerapkan ISO 9001:2000
Berikut ini dapat dilihat langkah-langkah yang diperlukan dalam menerapkan ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2001):
•Tahap Persiapan
Tahap persiapan ini meliputi persiapan pembentukan tim pengembangan mutu dan pelatihan dasar untuk memahami sistem manajemen mutu sesuai standar.
•Tahap Pengembangan
Tahap pengembangan ini melibatkan aktivitas industi atau perusahaan, meninjau semua dokumentasi yang ada dan mengembangkan sistem mutu dalam organisasi. Pelatihan yang lebih detil lagi mungkin diperlukan untuk pelatihan karyawan dalam kunci-kunci pengembangan mutu. Jika industi atau perusahaan berskala cukup besar, bisa dipertimbangkan untuk menggunakan konsultan eksternal untuk membantu mempersiapkan sistem manajemen mutu.
• Tahap Implementasi
Sistem manajemen mutu yang telah dikembangkan perlu diimplementasikan dalam proyek yang sebenarnya untuk selanjutnya dikaji dalam tahap berikutnya.
• Tahap Audit
Audit sistem manajemen mutu dilaksanakan setelah implementasi berjalan untuk jangka waktu yang telah ditentukan. Tujuan dari audit sistem manajemen mutu adalah untuk memastikan apakah semua operasional dalam organisasi sudah berjalan sesuai dengan prosedur.
• Tahap Sertifikasi
Tahap ini meliputi sertifikasi oleh Badan Sertifikasi yang terakreditasi. Setelah melalui tahap ini, industi atau perusahaan resmi sebagai pemegang sertifikat ISO.
v Apa KSF dan KPI kita?
Ø KSF (Faktor-faktor kesuksesan)
· Memiliki Mutu yang berkualitas
· Jujur dalam melakukan pekerjaan
· Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan
· Kesabaran,keuletan,dan kemauan keras untuk terus berkarya
· Selalu bersikap optimis
· Pantang menyerah pada kegagalan
Ø KPI Indikator kesuksesan)
· Perkembangan karier
· Meningkatnya taraf ekonomi seseorang
· Ikut berperan sertadalam kegiatan sosial/kemasyarakatan
v Bagaimana supaya produk bermutu?
Produk baik berupa barang atau jasa merupakan sumber penghasilan dari suatu perusahaan. Produk adalah sesuatu yang ditawarkan oleh pihak produsen kepada konsumen. Karena itu produk tidak dapat anda tawarkan begitu saja dengan konsumen tanpa membuatnya menjadi lebih menarik dibandingkan dengan produk pesaing anda. Harus ada nilai lebih yang bisa menjadi alasan kenapa konsumen harus memilih produk anda. Karena itu saya menyusun daftar atau check list atau standar yang sebaiknya dipenuhi agar produk anda mampu bersaing dan mudah-mudahan dapat membuat konsumen memilih produk anda.
1. Kualitas Terbaik
Kualitas merupakan standar pertama yang harus dipenuhi oleh suatu produk dan layanan. Tidak ada kompromi untuk standar kualitas suatu produk kecuali anda mau mengubah kemasan produk dan nama perusahaan anda. Kenapa karena tanpa kualitas anda hanya dapat menipu konsumen sekali saja, begitu konsumen membeli produk anda dan tidak menemukan kualitas yang diharapkan maka konsumen tersebut kemungkinan besar akan meninggalkan anda. Kecuali memang tidak ada pilihan lain selain produk anda.
Kualitas yang baik akan memberikan pengalaman baik kepada konsumen dan konsumen bisa menjadi iklan bagi produk anda karena dia akan berbagi pengalaman baik tersebut dengan konsumen lainnya. Jangan pernah berpikir kalau produk anda berkualitas maka daya tahan yang lama akan membuat konsumen lama untuk membeli lagi produk anda. Pandangan itu salah, karena bila anda mengidahkan kualitas yang ada konsumen beralih dari produk anda. Kualitas bukan ditentukan oleh produsen akan tetapi ditentukan oleh kepuasan konsumen. Jadi berikan yang terbaik untuk kualitas produk anda agar anda dapat menerima hasil terbaik dari pelanggan anda.
2.Harga Pantas
Orang bilang harga tidak berbohong yang artinya bila harga suatu barang mahal maka memang harga mahal itu wajar untuk produk yang berkualitas. Maksud sebenarnya adalah harga suatu produk haruslah dalam jangkauan yang wajar, tidak terlalu mahal dan tidak terlalu murah. Karena bila harga terlalu mahal maka konsumen akan berpikir beberapa kali sebelum membeli produk anda. Beberapa orang justru lebih memilih membeli produk yang lebih murah asal bisa dipakai, tanpa memikirkan kualitas.
Namun tentu hal ini tidak berlaku lama, karena dengan proses waktu maka konsumen tersebut akan tersadar bahwa sebenarnya membeli produk berkualitas akan lebih menguntungkan dari segi penghematan biaya, waktu, dan tenaga. Namun harga yang terlalu murah pun akan menimbulkan kecurigaan dan kesan murahan serta tidak berkualitas bagi produk anda, walaupun pada kenyataannya produk anda memiliki kualitas yang baik. Karena itu anda harus pintar menentukan harga yang wajar dan pantas untuk produk anda. Berikut cara menentukan harga yang wajar dan pantas untuk produk anda:
· Tentukan harga modal per item dari produk anda. Jumlahkan biaya produksi, biaya promosi, dan biaya distribusi per item produk. Lalu jadikan total biaya per item produksi menjadi harga modal untuk produk anda.
· Lakukan survei produk sejenis dan tentukan range produk untuk kategori murahan dan kemahalan. Caranya lihat dari kemasan produk dan pastikan kualitasnya baik, bila kemasan menarik dan harga sedikit diatas harga rata-rata produk sejenis maka harga tersebut bisa jadi menjadi patokan harga tertinggi untuk harga wajar atau pantas untuk produk tersebut. Barang yang dianggap murah biasanya bisa kelihatan dari kemasannya, kemasan yang biasa dan tidak menarik membuat biaya produksinya menjadi murah, namun kemasan tidak menunjukan kualitas jadi anda harus mencari patokan barang berkualitas dengan kemasan biasa dan jadikan harga barang tersebut menjadi harga terendah untuk harga pantas produk tersebut.
· Anda tinggal memilih dari jangkauan harga wajar dari harga tertinggi dan terendah produk tersebut dan mungkin baik untuk memilih tidak terlalu jauh dari harga wajar terendah sebagai awal produk anda. Anda dapat meningkatkan harga seiring perkembangan dari produk anda.
3. Kemasan Menarik
Kemasan merupakan kunci pemikat pertama dari suatu produk. Kemasan menjadi daya tarik visual untuk produk anda. Pandangan visual merupakan interaksi tercepat dan mungkin yang pertama yang dapat dilakukan oleh konsumen dengan produk anda. Saat ini konsumen lebih sudah tidak terlalu sensitif terhadap harga. Karena bila anda menjual produk diluar kebutuhan pokok maka target pemasaran anda sebagian besar terhadap golongan menengah ke atas yang menjadikan harga bukan faktor utama untuk keputusan membeli suatu produk.
Apa yang mereka lihat dan rasakan akan menjadi andil penentu dari keputusan pembelian terhadap produk anda. Karena itu kemasan yang memberikan pengalaman baik kepada konsumen akan membuat konsumen mengingat produk anda dan tentu berpeluang besar menjadi pembeli produk anda. Karena itu pastikan kemasan produk anda memiliki kemasan dengan:
1.Menarik
Desain produk yang menarik dan unik akan menjadi nilai lebih yang membedakan produk anda dengan produk sejenis. Desain yang menarik akan memikat konsumen pada saat melihat produk anda dan membuatnya berpeluang menjadi pembeli. Karena bagaimana konsumen akan membeli produk anda bila melihatnya saja ia tidak tertarik. Karena itu pastikan desain produk anda dapat menarik perhatian konsumen.
2.Bentuk yang ergonomis
Bentuk yang disesuaikan dengan keadaan fisik manusia membuat pengguna produk lebih nyaman dalam menggunakan produk tersebut.
Contohnya produk kursi yang di desain bentuknya agar ergonomis akan membuat seseorang dapat duduk lebih lama di kursi tersebut dibandingkan duduk di bangku biasa yang bentuknya standar saja. Kenyamanan merupakan pengelaman yang sangat baik bagi konsumen dan menjadikan konsumen betah menggunakan produk anda.
3.Sentuhan berkualitas
Setelah melihat konsumen akan tertarik untuk menyentuhnya. Ada beberapa barang yang menjadikan sentuhan merupakan jawaban dari kualitas suatu produk, contohnya produk tekstil. Dengan menyentuhnya maka konsumen dapat merasakan kualitas dan pengalaman yang baik dari produk anda.
4. Aroma yang menggugah
Aroma secara tidak sadar mempengaruhi kondisi psikologis seseorang. Seperti kita tau ada terapi dengan aroma yang mampu menenangkan jiwa seseorang. Karena itu aroma yang menarik dan menggugah konsumen akan membantu membuat konsumen menjadi pembeli produk anda. Apalagi bila produk makanan, dulu di Bandung jaman kuliah saya sering mencoba makanan baru karena tidak tahan mencium aroma masakan yang begitu menggoda.
5.Informasi baik
Jangan lupa sertakan informasi penting dengan produk anda. Baik itu cara penggunaan, efek samping, kandungan produk, alamat perusahaan, dan informasi lainnya untuk membantu pembeli mengetahui lebih jauh apakah mereka telah membeli produk yang mereka inginkan. Jangan sampai pembeli merasa tertipu dengan produk anda karena hal ini akan membuat konsumen tidak akan membeli produk anda untuk kedua kalinya.
4. Penuhi Kebutuhan Konsumen
Anda harus jeli melihat kebutuhan konsumen, apa yang sedang mereka perlukan atau yang akan mereka butuhkan. Contohnya para produsen baju memproduksi jaket lebih banyak pada saat musim hujan karena kebanyakan orang membutuhkan jaket pada saat musim hujan. Namun bisa saja bila anda pandai menganalisa perkembangan pasar maka anda bisa melihat apa yang bisa anda keluarkan dan menjadi barang kebutuhan konsumen. Namun biasanya hal seperti ini terjadi dalam jangka panjang.
5. Ikuti Tren Pasar
Anda senang tren, atau model yang sedang laku di pasaran. Tidak ada salahnya kita selalu terbuka dan menerima perubahan pasar. Karena perubahan tren pasar merupakan perubahan kebutuhan para konsumen. Tren justru akan menjadi sesuatu yang dapat memicu penjualan produk anda. Pada saat mobil sedang tren mengeluarkan model SUV, maka konsumen pun ramai-ramai membeli model SUV. Hal ini karena tren pasar sedang menuju ke kendaraan multi fungsi. Jadi bila anda tidak mengikuti perkembangan pasar, maka anda tentu pasti akan ketinggalan dari para pesaing anda.
v Siapa pelanggan yang dituju?
Kelangsungan hidup suatu perusahaan tergantung pada pelanggannya, oleh karena itu sutau perusahaan harus fokus kepada kepuasan pelanggan. Demikian juga dengan kita sebagai pelaku bisnis internet, harus fokus pada kepuasan pengunjung, caranya ? :
- Berikanlah artikel yang menarik.
- Berikanlah tips yang membantu pengunjung.
- Bagilah pengalaman anda yang berguna bagi pengunjung.
Dalam manajemen mutu,pelanggan dibedakan menjadi dua,yaitu:
Ø Pelanggan internal (di dalam organisasi)
Ø Pelanggan eksternal (di luar organisasi)
Dari kedua jenis pelanggan tersebut,maka pelanggan yang dituju adalah kedua-duanya,yaitu pelanggan lnternal dan pelanggan eksternal.pelanggan tersebut yaitu:
ü Mahasiswa/pelajar
ü Guru/Dosen
ü Orang tua,dan
ü Semua masyarakat.
Namun dalam hal ini,pelanggan yang diutamakan adalah pelanggan internal.karena apabila pribadi yang ada didalam organisasi tersebut dilayani dengan baik,otomatis mereka akan melayani pelanggan eksternal secara baik pula.misalnya pelanggan internalnya adalah guru,selalu mendapat pelayanan yang memuaskan dari petugas TU,kepala sekolah selalu puas terhadap hasil kerja guru dan guru selalu menanggapi keinginan siswa.
v Bagaimana cara meningkatkan volume produksi? (Berdasarkan pada prinsip SMART).
Tujuan dari suatu tindakan haruslah jelas dan ditentukan sejak awal agar efektivitas tindakan dapat dinilai secara objektif.Sistem manajemen mutu ISO 9001 Mensyaratkan perusahaan untukmenetapkan tujuan.Sasaran perlu ditetapkan dalam meningkatkan volume produksi agar evaluasi keberhasilan dapat dilakukan setelah perbaikan.Dalam meningkatkan volume produksi perusahaan,biasanya digunakan prinsip SMART,yaitu:
a) Specific
Yaitu sasaran dalam meningkatkan volume produksi harus jelas dan spesifik. Misalnya: Produk Pelumas IGO.
b) Measurable
Yaitu sasaran dalam meningkatkan volume produksi harus dapat diukur.Misalnya: Produk Off Spec untuk Pelumas (Spesifikasi SAE/ISO VG).
c) Attainable
Yaitu sasaran dalam meningkatkan volume produksi harus realistis dan mungkin dicapai.
Misalnya:Standar kapasitas produksi sesuai hasil analisa yang telah ditetapkan untuk bagian blending adalah 140 KL / bulan. Dalam hal ini tidaklah mungkin menetapkan sampai 200 KL / bulan dengan waktu normal yang telah ditetapkan.
d) Reasonable
Yaitu sasaran dalam meningkatkan volume produksi harus ada alasan terhadap pemilihan sasaran.
Misalnya:Bagian Produksi setidaknya mempunyai Sasaran Mutu "Ketepatan Waktu Pembuatan Rencana Produksi" bukannya mempunyai sasaran mutu "Tidak ada Kesalahan Pengujian".
e) Time
Yaitu sasaran dalam meningkatkan volume produksi harus dicapai dalam waktu yang telah ditentukan.Misalnya: Produk off spec tidak lebih dari 5 jenis / bulan.
Sasaran Mutu yang telah dibuat ini pastinya harus diukur / dianalisa dalam suatu laporan Analisa Data sesuai waktu yang ditentukan dalam pencapaiannya.
